¿Cómo escoger el Gerente ideal?

El cargo de gerente representa una posición clave en la empresa, pues influye directamente en el rendimiento de la corporación. Él es va a organizar proyectos, definir actividades, atribuir tareas y acompañar la marcha del equipo. Además, esta persona tendrá la función más importante dentro de la organización: motivar a los empleados para  trabajar por un objetivo común.

Pero, ¿cómo escoger el gerente ideal? Inicialmente, haz un estudio para identificar los principales talentos de la empresa. Este proceso es importante para definir si ya existe algún empleado dentro del negocio para asumir la gerencia o si es  necesario contratar alguien de afuera.

El cargo debe ser ocupado por un profesional calificado, que tenga capacidad de organización, agilidad en la toma de decisiones y visión para calcular riesgos. Además, es importante escoger una persona de confianza, pues el gerente necesitará autonomía para controlar la marcha de los proyectos.

Aunque la cercanía es un factor importante en la elección del gerente, llamar un miembro de la familia para asumir el cargo no es la mejor opción. El empleo y promoción de parientes por favoritismo, y no por cualificación, puede traer consecuencias negativas para la empresa. Esto lo reveló un estudio hecho en 2010 por la prestadora de servicios global PwC.

La investigación, involucró empresas familiares de 35 países. Constató que sólo 36% de las empresas sobreviven para la segunda generación familiar; 19%, para la tercera generación; 7%, para la cuarta generación y sólo 5% para la quinta generación o posterior. En conclusión, contratar personas expertas, fuera del ámbito familiar, puede hacer la diferencia en el negocio.

La importancia del gerente en la delegación de tareas

Después de la elección del gerente, es importante destacar la importancia de la delegación de tareas. Para garantizar que este proceso sea desarrollado de forma eficaz, es posible seguir algunos consejos:

1. Haz un organigrama

Proyecta todas las actividades diarias, semanales, mensuales y anuales que se necesitan hacer. Luego, analiza cuáles de ellas pueden delegarse y a quien deben asignarse. A partir de ahí, crea un gráfico con la jerarquía de los empleados, siempre priorizando mayor eficiencia en la producción.

2. Conoce a tu personal

Es fundamental escoger los empleados correctos para ejecutar determinadas funciones. Esto aumenta la eficacia de los procesos. Lo  ideal es delegar tareas de forma gradual. Con el pasar del tiempo, los empleados pueden acumular más obligaciones y responsabilidades.

3. Acuérdate de la importancia de supervisar

Supervisa el equipo regularmente para verificar la marcha de los procesos. Intervén si crees que las funciones delegadas están siendo ejecutadas de forma incorrecta, para garantizar que el objetivo del equipo se logre.

Cada colaborador tiene una curva de aprendizaje, por eso es importante explorar la mejor manera para que todos consigan alcanzar las metas. Así, empresa y empleados crecen juntos

¿QUÉ ES SER EL JEFE DE LA EMPRESA?

Las principales dos visiones tienen la principal diferencia en poner el foco en la funcionalidad o en la jerarquía. Es decir, si se trata de una cuestión de autoridad con respecto a un grupo o en si para que el resto de las tareas se lleven a cabo se necesita previamente su trabajo.

Ser el jefe de una empresa puede, principalmente, refugiarse en dos visiones. La principal diferencia de estas dos visiones dependerá de dónde se pone el foco, si en la funcionalidad o en la jerarquía.

Es decir, por un lado, la visión referente a la funcionalidad, donde el jefe lo es denotando autoridad con respecto a un grupo, encomendándole unas determinadas y específicas funciones. O por otro lado, la visión referente a la jerarquía, donde el jefe tiene que elaborar determinada actividad previa para que el resto de tareas también puedan llevarse a cabo posteriormente.

A fin de cuentas lo que sí que comparten todas las visiones es que un jefe será aquel que tiene responsabilidad con respecto a un resultado.

ERRORES COMUNES QUE COMETEN LOS JEFES

No conocer los problemas de sus trabajadores

Es habitual que algunos directivos hayan llegado a sus puestos sin pasar previamente por realizar las tareas que hacen cada día sus trabajadores. Ese desconocimiento provoca siempre una mala dirección. El esfuerzo que conlleva una tarea, la cantidad de tiempo, la preferencia de tu equipo por unas tareas u otras sólo puedes conocerlas si las has ejecutado en algún momento, o si al menos tienes un conocimiento amplio sobre dicha tarea.

Uno de los principales errores a la hora de dirigir es no hacer el esfuerzo de conocer el trabajo de tu equipo. Si sólo diriges desde tu perspectiva de su puesto de trabajo, nunca vas a ser un buen líder, pues no conoces su mundo, sus dificultades, su percepción de su puesto y de su valoración de sus tareas y de su importancia en la empresa.

Cómo prevenir este error:

·    Un buen líder debe haber conocido los puestos a los que dirige.

·    Hacer un buen análisis del puesto de trabajo con las tareas, condiciones, dificultades y perfiles de los puestos a los que diriges.

·  Entrevistarse periódicamente con tu equipo para conocer sensaciones, mejoras y dificultades con la intención de la mejora constante del funcionamiento del equipo.

No saber motivar

En algunos sectores donde se necesita un conocimiento técnico muy elevado, se decide quien lidera un grupo por su capacidad técnica. El que más conoce de un determinado tema. Eso se convertirá en un problema, porque las personas no solo necesitan una motivación técnica para ver a alguien como una  autoridad sino también una motivación emocional y personal.

Un buen jefe debe tener la capacidad de conseguir compromisos de esfuerzo, de sacrificio, de creatividad, de respeto y de energía por parte de su equipo. Si tienes un perfil muy técnico y esa ha sido tu forma de convertirte en jefe tienes que recordar que tu desarrollo profesional no acaba con la parte técnica.

Cómo prevenir este error:

·    Elegir líderes por su componente personal y no técnico. Si por ejemplo promocionas al que más vende, puedes estar perdiendo un buen vendedor y adquiriendo un mal director.

·    Que él jefe pase tiempo con su equipo para poder conocer los matices personales y encontrar que motiva a cada uno de ellos. La motivación 1+1.

·    Formar en liderazgo a los perfiles técnicos que deban ocupar puestos de responsabilidad.

·    Se consciente de las fortalezas que el trabajador tiene, nómbraselas y coméntale cómo podría mejorar.

·    Pregúntales a los propios trabajadores sobre los problemas que ven en sus tareas o en los resultados e incentiva que piensen en soluciones.

Ser agresivo  o huir del conflicto?

Ser jefe no tiene porque ser sencillo o un paseo en barca. De hecho asumir un compromiso con liderar es también asumir la certeza de que voy a vivir momentos incómodos, tensos y difíciles. Porque ser jefe es ser motor de cambio. Cambio en la manera de hacer las cosas, corregir conductas poco eficientes, dar pasos estratégicos distintos y mucho más.

Si mi manera de proponer cambios es desde la agresividad, o mi manera de corregir es agresiva el cambio no se va a consolidar porque mi equipo no se va a sentir motivado para ello. Si por el contrario no me siento cómodo en el conflicto y la tensión y lo evito, soy un mal jefe, pues tengo la obligación de generar esas mejoras y cambios. A ese punto intermedio se le llama asertividad.

Cómo prevenir este error:

·    Cambiando el paradigma de la comunicación. La tensión de dos opiniones contrarias, la incomodidad es algo positivo para ti y para tu equipo. Eso sí, desde la empatía y la valoración por el otro.

·      Preparando los mensajes importantes que quiera comunicar con tiempo y de manera estratégica usando esta fórmula.

No delegar

Muchas veces por el simple hecho de ser jefes asumimos muchas, por no decir todas las responsabilidades de nuestra empresa. Nos cargamos todo a la espalda, llenamos nuestra mochila de tareas, y tareas, y más tareas. Esa mochila se llena de las antiguas y de las nuevas.

Uno de los problemas de esto es que la calidad disminuye, otro problema es que por efecto «bola de nieve» las taras de cada actividad se van juntando y terminan convirtiéndose en un problema mayor, otro problema es la misma ansiedad que nos genera ser responsables de todas esas tareas, proyectando en muchas ocasiones esos estados negativos en el resto del equipo.

La falta de delegar muchas veces nace de la falta de confianza en nuestro equipo.  Si conocemos nuestro equipo, así como sus capacidades, nos será más fácil delegar.  Esta acción además ayuda a que cada trabajador se comprometa con sus labores se responsabilice de ellas y que se sienta motivado a hora de optimizar los resultados.

¿POR QUE REALIZAR UNA AUDITORIA?

Realizar una auditoría a una empresa equivale a hacer un examen médico a una persona. A través de una auditoría se puede verificar la situación financiera de una empresa y corroborar que en el área contable de la organización no se produzcan errores o fraudes.

La auditoría debe realizarse bajo una metodología y debe ser conducida por un contador independiente de tu empresa. Juan Paredes, Socio Líder de Auditoría de EY (antes Ernst & Young) opina que el crecimiento sostenible de una empresa depende en gran medida de una buena auditoria.

Beneficios de una auditoría

• La información que brinda una auditoria es la base para la toma de decisiones de inversión y financiamiento.
• Una auditoría obliga a las empresas a ordenar y mejorar sus procesos y controles internos, generando eficiencias operativas y mejores prácticas en la ejecución de sus operaciones.
• Una auditoría aumenta la confianza de los accionistas, bancos  o entidades financieras ya que brinda información fidedigna de la situación financiera de tu empresa.
• Adicionalmente, una auditoria es indispensable para tener acceso en forma eficiente al mercado financiero y de capitales o Bolsa de Valores.

¿Una obligación o necesidad?

Juan Paredes explica que los bancos u otras entidades financieras exigen como un requisito básico la auditoría de una empresa cuándo están evaluando otorgarle un  préstamo importante. Asimismo, es un requisito básico para los inversionistas que van a poner capital en tu empresa.

Las entidades reguladoras, como la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV) establece que las empresas que negocian sus acciones en Bolsa de Valores deben presentar sus estados financieros auditados.

Si una empresa no está obligada a realizar una auditoría es saludable que lo haga porque esta evaluación le ayudará a reducir costos, a conseguir financiamiento, a mejorar procesos, controles y otros aspectos que permiten el crecimiento de la organización.

¿Cómo acceder a una auditoría?

Según el especialista de EY, los pasos que debe seguir tu empresa son los siguientes:

1. Existen un gran numero de empresas de auditoría que trabajan en el Perú, por lo que el acceso a ellas es relativamente simple y fácil. Puedes encontrarlas a través de una búsqueda por Internet, por referencias de otras empresas o de las entidades financieras.
2. Para que tu empresa sea auditada lo principal es que la gerencia o el directorio estén dispuestos a tener recursos, procesos y controles que permitan generar información de calidad y, sobretodo, una definición de valores éticos que los comprometan con hacer siempre lo correcto y tomar las acciones que esto requiere.
3. En general, la auditoría se lleva a cabo una vez al año, pero la periodicidad depende de las necesidades de los accionistas e inversionistas que tenga tu empresa.
4. El nivel de inversión depende de cada compañía, de su tamaño y complejidad. Lo que sí se puede afirmar es que la inversión es bastante menor a los beneficios que se obtienen de este trabajo, sobre todo cuando el directorio se involucra en el proceso de auditoría.

Economía Circular

¿Qué es la economía circular?

La  economía circular se presenta como un sistema de aprovechamiento de recursos donde prima la reducción de los elementos:

Minimizar la producción al mínimo indispensable, y cuando sea necesario hacer uso del producto, apostar por la reutilización de los elementos que por sus propiedades no pueden volver al medio ambiente. Es decir, la economía circular aboga por utilizar la mayor parte de materiales biodegradables posibles en la fabricación de bienes de consumo –nutrientes biológicos- para que éstos puedan volver a la naturaleza sin causar daños medioambientales al agotar su vida útil. En los casos que no sea posible utilizar materiales eco-friendly –nutrientes técnicos: componentes electrónicos, metálicos, baterías, etc.

Principios de la Economía Circular

Hay rasgos configuradores que definen cómo debe funcionar la economía circular:

El residuo se convierte en recurso: es la principal característica. Todo el material biodegradable vuelve a la naturaleza y el que no es biodegradable se reutiliza.

Reintroducir en el circuito económico aquellos productos que ya no corresponden a las necesidades iniciales de los consumidores.

La reutilización: reusar ciertos residuos o ciertas partes de los mismos, que todavía pueden funcionar para la elaboración de nuevos productos.

La reparación: encontrar una segunda vida a los productos estropeados.

El reciclaje: utilizar los materiales que se encuentran en los residuos.

La valorización: aprovechar energéticamente los residuos que no se pueden reciclar.

Economía de la funcionalidad: la economía circular propone eliminar la venta de productos en muchos casos para implantar un sistema de alquiler de bienes. Cuando el producto termina su función principal, vuelve a la empresa, que lo desmontará para reutilizar sus piezas válidas.

Energía de fuentes renovables: eliminación de los combustibles fósiles para producir el producto,  reutilizar y reciclar.

La eco-concepción: considera los impactos medioambientales a lo largo del ciclo de vida de un producto y los integra desde su concepción.

La ecología industrial y territorial: establecimiento de un modo de organización industrial en un mismo territorio caracterizado por una gestión optimizada de los stocks y de los flujos de materiales, energía y servicios.

Ejemplos de economía circular

Situada en Medellín (Colombia), esta empresa se dedica al tratamiento de aguas industriales, “de tal manera que se reutilicen o que la menos se retornen al medio ambiente de manera adecuada”, La economía circular permite que el ciclo natural de este líquido, tan preciado y tan escaso en muchas ocasiones, sea eficiente y sostenible, sin derroches ni pérdidas innecesarias. En Aquaproject siguen estos principios con un proceso que abarca todos los aspectos del tratamiento del agua: evaluando su calidad, desarrollando la tecnología para su tratamiento, diseñando el tratamiento que necesita y desarrollando proyectos para sus clientes: “Nuestro principal activo es el conocimiento”.

Timberland

En alianza con el fabricante y distribuidor de neumáticos estadounidense Omni, Timberland ha emprendido un particular esfuerzo para avanzar hacia la economía circular produciendo una nueva línea de neumáticos destinada a la fabricación de suelas de calzado al final de su vida útil; así que luego de viajar por carretera el caucho terminará dando una caminata en los pies de miles de consumidores.

Claro que el proceso no es tan simple. Una vez que los neumáticos llegan al final de su vida útil y los usuarios acuden a buscar un reemplazo, las viejas llantas son recolectadas y enviadas a una planta en la que se convierten en polvo; este material se procesa de nuevo y es convertido en hojas de caucho que son enviadas a los fabricantes de Timberland, quienes las mezclan en un compuesto para suelas antes de ser incorporadas a las botas que llegan hasta tus pies.

En resumen

Estamos presenciando el nacimiento de una nueva revolución industrial, que le da la bienvenida a la economía circular. Por ser más conservadora y eficiente, la economía circular proporciona un antídoto a la sobreexplotación del medio ambiente y a las previsiones más pesimistas, prolongando el ciclo de vida de las materias primas, el agua y la energía. Nos enseña algo que no es teórico, pero que se basa en hechos, que se inspira en la Naturaleza, en donde todo es un recurso. Convirtiendo los residuos en recursos, la economía circular imita a la Naturaleza en términos de cómo funcionan los ecosistemas, y al igual que ellos, busca acabar con el concepto de los residuos. Hace siete siglos, Leonardo da Vinci nos dio este consejo: “Aprende de la Naturaleza, ahí es donde reside nuestro futuro”.

Reputacion Empresarial

¿QUE ES LA REPUTACION EMPRESARIAL O CORPORATIVA?

La reputación es el reconocimiento que hacen clientes y la comunidad en general del comportamiento de una empresa a partir del grado de cumplimiento de sus compromisos.

La reputación es lo que transmitimos fuera de la empresa es como queremos que nos vean va de la mano de la Visión y Misión, del actuar de sus colaboradores y su propio reputación o actuar.

A raíz de lo anterior podemos decir que la buena reputación exige tres condiciones:

·         La existencia de valores con un sentido y un significado claros para todos los miembros de la organización; que constituyan referencias de conducta para los miembros de la organización en su relación entre ellos mismos.

·         Un comportamiento corporativo comprometido y explícito, con los clientes de la empresa lo que, desde mi punto de vista, implica dos requisitos ineludibles:

o   Que el estándar de ese comportamiento supere la media del sector.

o   Que los compromisos sobre los que exista una declaración explícita por parte de la empresa se cumplan siempre y en cualquier circunstancia.

·         La propia gestión de la reputación y que ésta sea proactiva.

Cuando se atiende clientes hay una constante a que los errores pasen. Por más atención que se presten a los detalles, ningún negocio está exento por razones propias o de terceros, de incumplir su promesa de valor a los clientes. Proveer información equivocada, enviar los productos equivocados o cobrar el precio incorrecto, son cosas que sucederán debido al factor humano.

Un incidente que hace que los consumidores reconsideren la imagen de su compañía puede ser una difícil experiencia de enfrentar y recuperar. Sin embargo, la clave está en reconocer y atacar el problema, definiendo lo que va a hacer para corregir la situación y al mismo tiempo preservar la relación del cliente con su organización.

¿Cómo recuperar la confianza de los clientes?

Reconozca su error

Lo primero es reconocer que las expectativas de servicio del cliente no han sido cumplidas. Cuando el cliente le esté explicando, desde su punto de vista, qué fue lo que falló, escuche atentamente y no interrumpa. Lo importante es obtener toda la información posible de la situación. Si debe hacer alguna validación, hágala tan rápido como sea posible para que el cliente vea que usted también está preocupado. Después de verificado, reconozca su error. Una vez el cliente se siente escuchado y que la situación ha sido expuesta, su nivel de molestia disminuye dramáticamente. Incluso parte de reconocer su error es informarle la situación, aún si él mismo no ha detectado la anomalía. Esto construye confianza y demuestra transparencia en la relación. No espere que el problema reviente, anticípese antes que sea demasiado tarde.

Ofrezca una disculpa

Por sencillo que parezca, muchas empresas no ofrecen una disculpa. Piensan equivocadamente que los pone en una posición de desventaja, cuando es justamente todo lo contrario. Ofrezca una disculpa genuina. Explique lo que sucedió y por qué sucedió, de manera que el cliente reconozca que tiene un claro entendimiento de la situación y que hará lo que sea necesario para enmendarla.

Ataque el problema

Atacar el problema significa hacer lo que debe hacer para decididamente enmendar la situación. La forma de hacerlo dependerá del perfil de sus clientes. Para grandes e importantes clientes, contáctelos directamente, discuta la situación y las soluciones a implementar. Si atiende clientes masivamente y es difícil hablar uno a uno con ellos, una comunicación honesta explicando lo sucedido y las medidas tomadas será bien recibida, como la que envió GoDaddy cuando se cayeron sus servidores y afectaron a millones de usuarios.

Empodere a sus empleados

Dependiendo de la magnitud del problema y de la solución, es fundamental que los empleados tengan autonomía y las herramientas correctas para enmendar la situación y poder dar una respuesta al cliente. Deben estar en capacidad de hacer su trabajo y sentirse equipados para implementar lo que se les pide. Por ejemplo, las personas de atención telefónica deben estar ampliamente documentadas en las posibles situaciones que pueden surgir con un cliente inconforme. Para esto pueden escuchar ejemplos de casos similares y practicar la mejor forma de enfrentarlas.

No repare en gastos

Esta puede ser una decisión difícil, dependiendo del valor que represente el cliente en el tiempo. Sin embargo, demuestra el nivel real de compromiso que tiene con ellos y con brindar una solución de fondo. ¿Hasta dónde está dispuesto a asumir para recuperar la confianza de un cliente? ¿Propende por relaciones satisfactorias de largo plazo o simplemente relaciones esporádicas netamente de compra-venta? En cualquier caso lo correcto es responder a los clientes, sea que vaya a seguir trabajando con ellos o que sea una venta única y esporádica. Son los principios éticos de la compañía. En contraste y como demostración de lo que no debe ser, están los conocidos casos de supermercados o empresas de telefonía que han lanzado publicidad engañosa a sabiendas que es mayor el beneficio que la multa que deberán pagar.

Mantenga al cliente informado

Nuevamente dependiendo del tamaño de la situación y del tiempo que lleve solucionarla, siempre mantenga informado al cliente de lo que está sucediendo. No espere sólo a tener grandes noticias para compartirlas, cada detalle dará tranquilidad y permitirá saber que las cosas están avanzando y evolucionando, que está haciendo algo al respecto. Para esto, llamar, enviar informes periódicos a través de correos electrónicos o publicar en las redes sociales, son muy buenas alternativas. Las palabras sin acción no tienen sentido.

Prometa menos y entregue más

Un error trae consigo la posibilidad no sólo de recuperar la credibilidad, de demostrar lo confiable que es usted y su negocio, sino también de sorprender al cliente. La oportunidad de enmendar un error o dificultad con un cliente, expone y demuestra su talante. Los buenos proveedores se conocen en los momentos de crisis. Cuando las cosas van bien, cumplir las expectativas es relativamente fácil. Cuando surgen dificultades es cuando sobresalen las compañías que tienen una férrea convicción y vocación de servicio al cliente. Ofrecer algo adicional como compensación es una muy buena forma no sólo de reconocer un error, sino de voltear la situación para que el cliente quede gratamente sorprendido.

Conclusión

Enmendar un error y recuperar la confianza de un cliente es fundamental para mantener la reputación del negocio. Si bien los errores pasan, el cliente depende de usted para que resuelva la situación rápidamente. Reconozca el error, ofrezca una disculpa y ataque el problema determinando lo que va a hacer al respecto y manteniendo informados a sus clientes.